Polityka prywatności konferencji KONGRES POŻARNICTWA FIRE SECURITY EXPO 2024
Do kogo skierowana jest niniejsza Polityka prywatności?
Niniejsza Polityka prywatności KONGRESU POŻARNICTWA FIRE SECURITY EXPO 2024 dotyczy przetwarzania danych osobowych Uczestników, Prelegentów, Partnerów kongresu zwanego dalej („Kongresem”).
Zapoznaj się z niniejszą Polityką prywatności przed rejestracją na Kongres oraz przed zaznaczeniem zgód na przetwarzanie danych.
Jakie dane o Tobie przetwarzamy?
W związku z organizacją Kongresu przetwarzamy następujące dane osobowe:
- Uczestników: dane zawarte w formularzu rejestracyjnym, dane o obecności na Kongresie, dane, w tym wizerunek zawarte na nagraniach i fotorelacjach z Kongresu
- Prelegentów: imię i nazwisko, nazwa reprezentowanej organizacji, biogram, fotografia, dane o obecności na Kongresie, dane, w tym wizerunek zawarte na nagraniach i fotorelacjach z Kongresu
Ponadto, w zależności od indywidualnych potrzeb, przetwarzamy dane:
- wymagane przepisami prawa, np. prawa podatkowego, rachunkowości;
- dane zawarte we wnioskach, skargach i innych wystąpieniach Uczestników;
- ewentualnie inne dane, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji celów i jest zgodne z przepisami prawa.
Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?
- Administratorem Twoich danych osobowych jest DND PROJECT z siedzibą przy ul. Hodowlanej 12, 03-543 Warszawa (NIP 8221837321, REGON 141758029) (dalej „DND”)
Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?
Jeśli masz pytania związane z Twoimi danymi osobowymi, które przetwarzamy, możesz kierować je na adres mailowy: biuro@dndproject.com.pl
Jakie są cele, podstawy prawne oraz czas przetwarzania Twoich danych osobowych przez DND?
Organizacja Konferencji
Głównym celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest organizacja Kongresu w którym bierzesz udział: rejestracja, zapewnienie wstępu na kongres i identyfikatorów (stacjonarnie), weryfikacja Twojego uczestnictwa (listy obecności na kongresie), wysyłania Ci Notyfikacji dotyczących kongresu, wstępu na imprezy towarzyszące, zapewnienie bezpieczeństwa kongresu, w tym monitorowanie kongresu, dokumentowanie przebiegu kongresu, wszelkie inne kwestie administracyjne wymagane dla właściwej organizacji i przebiegu kongresu oraz bezpieczeństwa jej Uczestników, Prelegentów i obsługi.
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Twój, organizacji Cię zgłaszającej na kongres oraz DND związany z umożliwieniem Ci udziału w kongresie zgodnie z wnioskiem rejestracyjnym oraz z zapewnieniem Twojego bezpieczeństwa. Jeżeli sam osobiście i we własnym imieniu dokonałeś rejestracji na kongres, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest umowa na uczestnictwo w kongresie, którą tym samym zawarłeś z DND zgodnie z Regulaminem.
Marketing produktów i usług
W zależności od wyrażonych przez Ciebie dobrowolnych zgód, Twoje dane osobowe będą również przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług DND i PARTNERÓW wydarzenia zawartych na witrynie kongresu fireexpo-pge.pl. Wówczas sporadycznie będziemy kierować do Ciebie materiały promocyjne naszych najciekawszych wydarzeń na podane przez Ciebie adres mailowy lub numer telefonu. W celu wyselekcjonowania wydarzeń, które mogą leżeć w obszarze twoich zainteresowań, weźmiemy pod uwagę nasze wydarzenia, w których do tej pory brałeś udział oraz Twoje stanowisko i branżę, w której działasz zawodowo. Nie tworzymy i nie zapisujemy Twojego profilu ani nie wykorzystujemy danych z innych źródeł, a jedynie selekcjonujemy kierowane do Ciebie informacje marketingowe z uwzględnieniem przekazanych nam przez Ciebie informacji.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne jednak niezbędne abyś mógł wziąć udział w wydarzeniu bezpłatnie.
Wyrażoną zgodę możesz cofnąć w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wystarczy, że wyślesz odpowiednia informację na podany powyżej mailowy adres kontaktowy.
Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od daty jej otrzymania przez nas i wprowadzenia zmian w naszych bazach danych, lecz nie dotyczy przetwarzania przed cofnięciem zgody.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody do momentu jej cofnięcia przez Ciebie. Cyklicznie staramy się również odświeżać otrzymane zgody.
Działania promocyjne Kongresu
W celu prawidłowej promocji Kongresu przetwarzamy dane osobowe naszych Prelegentów, w tym ich wizerunek oraz biogramy otrzymane od Prelegentów, publikujemy je na stronie internetowej Kongresu, w materiałach Kongresu oraz w materiałach marketingowych, w tym w social media.
Ponadto, w celu promocji Kongresu po jej odbyciu dokonujemy rejestracji jej przebiegu za pomocą relacji fotograficznych oraz audio-video. Wybrane fragmenty relacji będą udostępniane wszystkim Uczestnikom Kongresu oraz upubliczniane na naszej stronie internetowej. Uczestnictwo w Kongresie wiąże się z udzieleniem zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie Twojego wizerunku na mocy ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Dokładamy wszelkich starań, aby publikowane materiały zadowalały wszystkich Uczestników i Prelegentów, lecz jeśli jesteś niezadowolony z określonych materiałów zawierających Twój wizerunek, niezwłocznie skontaktuj się z nami, postaramy się wykluczyć je z dostępu dla osób trzecich (uprawnienie to nie przysługuje Prelegentom w zakresie dokumentowania ich wystąpień). Jeżeli nie chcesz, by Twój wizerunek był utrwalany w celach promocyjnych, unikaj przestrzeni Konferencji objętych monitorowaniem.
Promocja Kongresu odbywa się:
- z użyciem danych dotyczących tożsamości Prelegentów (imię, nazwisko, stanowisko, reprezentowana organizacja, biogram);
- z użyciem danych dotyczących tożsamości Uczestników podejmujących aktywność podczas Kongresu, np. zadawanie pytań, udział w dyskusjach, otrzymanie nagrody, jeśli Uczestnik sam się przedstawi;
- bez użycia danych dotyczących tożsamości pozostałych Uczestników Kongresu
Przetwarzanie danych osobowych Prelegentów i Uczestników Kongresu odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Kongresu polegającego na promocji jej działalności zawodowej, a w zakresie publikacji wizerunku – na podstawie zgody.
Wyrażoną zgodę możesz cofnąć w każdej chwili bez podawania przyczyny. Wystarczy, że wyślesz odpowiednia informację na podany powyżej mailowy adres kontaktowy wraz ze wskazaniem zdjęć, które chcesz usunąć, a my niezwłocznie usuniemy je z miejsc dostępnych dla innych osób.
Cofnięcie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie Twoich danych w celach promocyjnych przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od daty jej otrzymania przez nas i wprowadzenia zmian w naszych bazach danych, lecz nie dotyczy przetwarzania przed cofnięciem zgody.
Ocena i statystyki Kongresu
Przetwarzamy Twoje dane do działań analityczno-statystycznych oraz prosimy Cię o jednorazowe wypełnienie ankiety zadowolenia, za pomocą których otrzymujemy Twoją ocenę Kongresu
Twoje dane są wówczas wyłącznie źródłem informacji, natomiast efektem tych działań są dane statystyczne niezawierające Twoich danych osobowych.
Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na doskonaleniu naszej oferty produktowej. Dane będziemy przetwarzać w miarę potrzeb przez okres pieciu lat.
Księgowość i podatki
Twoje dane osobowe możemy również przetwarzać w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie podatków i rachunkowości. Wówczas podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych są właściwe przepisy obowiązującego prawa. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez czas niezbędny do ich realizacji – w przypadku prawa podatkowego i rachunkowości jest to 5 lat od zakończenia roku, w którym odbyła się Kongres
Korespondencja, wnioski, skargi
Twoje dane możemy również przetwarzać w celu udzielania odpowiedzi na Twoje zapytania, wnioski, skargi, w tym wnioski o realizację praw RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Twojego oraz DND. Po rozpatrzeniu Twojej sprawy jej dokumentacja będzie przetwarzana w celach archiwizacyjnych do celów związanych z ochroną lub dochodzeniem roszczeń, zgodnie z informacją zawarta poniżej.
Ochrona lub dochodzenie roszczeń
Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu obrony lub dochodzenia przez nas roszczeń wobec Ciebie lub Nabywcy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych celów biznesowych i majątku firmy
W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres przedawnienia roszczeń, który standardowo wynosi 3 lata, lecz może być przedłużony zgodnie z przepisami prawa w sytuacji, gdy zostanie wszczęte odpowiednie postępowanie.
W przypadku wniosków o realizację praw RODO okres przedawnienia wynosi 5 lat zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
Czy musisz podać swoje dane osobowe?
Wymagamy podania przez Ciebie lub przez organizację Cię zgłaszającą na Kongres Twoich danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym.
Ponadto, jeśli kontaktujesz się z nami, wymagamy podania przez Ciebie danych umożliwiających nam skuteczne załatwienie Twojej sprawy.
Podanie danych w ww. przypadkach jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Kongresie lub załatwienia Twojej sprawy przez DND
Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Ciebie podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.
W pozostałym zakresie podanie Twoich danych jest dobrowolne.
Jakie masz uprawnienia wobec DND w zakresie przetwarzanych danych?
Umożliwiamy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z RODO, tj. prawo dostępu, cofnięcia zgody, sprostowania oraz usunięcia Twoich danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Uprawnienia te możesz wykonać, gdy:
- w odniesieniu do prawa dostępu do danych: zawsze, gdy chcesz uzyskać informację o przetwarzaniu Twoich danych lub otrzymać ich kopię;
- w odniesieniu do cofnięcia zgody: zawsze, gdy nie chcesz, aby Twoje dane były dalej przetwarzane w celu objętym zgodą. Nie musisz podawać przyczyny cofnięcia zgody. Cofnięcie będzie skuteczne od jej złożenia i zrealizowania przez nas, lecz nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych przed cofnięciem zgody;
- w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
- w odniesieniu do żądania usunięcia danych: Twoje dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane; cofniesz swoją zgodę na przetwarzanie danych; zgłosisz uprzednio sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
- w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważysz, że Twoje dane są przetwarzane nieprawidłowo – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość przetwarzania Twoich danych; Twoje dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziesz chciał/a, aby zostały usunięte; Twoje dane nie są już potrzebne, ale mogą być potrzebne Tobie do obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie DND są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
- w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie Twojej zgody lub umowy zawartej z Tobą oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.
Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez nas do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
W jakich sytuacjach możesz sprzeciwić się wobec przetwarzania Twoich danych?
Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy:
- przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś/aś,
- Twoje dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.
Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?
DND udostępnia Twoje dane osobowe w następującym zakresie:
- publikuje Twoje dane osobowe, w tym biogram i wizerunek, w celach promocyjnych Kongresu (dotyczy wyłącznie Prelegentów);
- może publikować Twoje dane i wizerunek zawarte w relacji z Kongresu w celach promocyjnych Kongresu po jej odbyciu;
- udostępnia Twoje dane osobowe Partnerom Kongresu w zakresie przesyłania informacji marketingowych mailowo lub telefonicznie
- udostępnia organom administracji publicznej na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego;
- ujawnia Twoje dane osobowe swoim podwykonawcom, którzy realizują określone w umowach zadania w imieniu i na rzecz DND wyłącznie w celu realizacji umów i na podstawie odpowiednich regulacji dotyczących powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Do jakich państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Twoje dane są przekazywane przez DND?
Co do zasady Twoje dane osobowe nie są przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Może się jednak zdarzyć, że niektórzy Organizatorzy lub Partnerzy są podmiotami z siedzibą poza EOG. DND współpracuje m.in. z podmiotami profesjonalnymi w obszarze technologicznym oraz bezpieczeństwa, których siedziba znajduje się w USA lub Izraelu. Jeśli wyrazisz zgodę na udostępnienie Twoich danych osobowych pozostałym Organizatorom i Partnerom, mogą one być udostępnione poza terytorium Unii Europejskiej / EOG oraz spoza EOG. Zawsze jednak udostępnienie to odbędzie się zgodnie z RODO, tj. po zawarciu odrębnej umowy o treści przyjętej przez Komisję Europejską (standardowe klauzule umowne), ewentualnie sporadycznie na innej, równorzędnej podstawie prawnej określonej w RODO i gwarantującej odpowiednią ochronę Twoich danych osobowych również po ich udostępnieniu poza EOG.
Czy DND profiluje Twoje dane osobowe lub przetwarza je automatycznie w sposób wpływający na Twoje prawa?
Profilowanie danych osobowych rozumiane jest jako zautomatyzowane przetwarzanie Twoich danych, które polega na ich wykorzystaniu do oceny niektórych czynników Ciebie dotyczących, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów Twojej pracy, Twojej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie otrzymanych od Ciebie danych osobowych nie będzie tworzony Twój profil osobowościowy. Jednak podstawowe informacje o branży, w której się specjalizujesz oraz o zajmowanym przez Ciebie stanowisku są brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o tym, które wydarzenia będą dla Ciebie najciekawsze i o których wyślemy Ci informację mailową lub telefoniczną.
Co w przypadku, gdy masz dodatkowe pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przez DND?
Jeśli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości, uwagi dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, napisz do nas na adres biuro@dndproject.com.pl . Zrobimy, co w naszej mocy, aby szybko i skutecznie udzielić Ci pełnej informacji i załatwić Twoją sprawę.
Copyright by E.Dziatkowska
